Le riunioni di lavoro sono il ritmo della nostra vita professionale. E per una buona ragione! Sono essenziali per il buon funzionamento delle attività aziendali e per la gestione dei progetti.
Eppure molte persone considerano la maggior parte delle riunioni inutili e una perdita di tempo. Ad esempio, secondo un sondaggio di Zippia, il 65% dei dipendenti afferma che le riunioni frequenti sono dannose per il loro lavoro.
Quali sono quindi le chiavi per una riunione di team di successo? Quali sono le migliori pratiche da mettere in atto per renderle più significative?
Dai consigli più validi agli strumenti più intelligenti, scoprite come organizzare e gestire una riunione di lavoro efficace.
Quando e perché organizzare una riunione di lavoro?
Le riunioni di lavoro sono appropriate solo quando c’è bisogno di scambiare idee e quando è necessaria una dinamica di gruppo.
☝️ A meno che non vi siano circostanze eccezionali, dovreste evitare di organizzare una riunione con l’obiettivo di trasmettere informazioni in modo “top-down”. In questo caso, può essere sufficiente una semplice e-mail.
È necessario riflettere attentamente in anticipo sugli obiettivi della riunione. Può sembrare ovvio, ma chiedetevi sempre: “Per cosa voglio riunire esattamente il mio personale? “. Senza pensarci prima, si corre il rischio di perdere molto tempo.
Gli obiettivi della riunione possono essere di diverso tipo:
- elaborare un piano d’azione
- riorganizzare un reparto
- riorganizzare i metodi di lavoro
- accogliere un nuovo dipendente
- coordinare i progetti
- negoziare, ecc.
Una volta definito chiaramente il vostro obiettivo, sarete in grado di capire meglio la direzione e il tipo di riunione di lavoro.
I diversi tipi di riunione di lavoro
Il contenuto della riunione ne determina il tipo. Ecco i tipi più comuni.
Riunione di reparto o di revisione
Si tratta di una riunione regolare, spesso settimanale, che consente a un team di fare il punto sui progetti in corso, sui compiti completati e su eventuali colli di bottiglia.
La riunione di reparto o di revisione favorisce gli scambi tra i membri del team, con l’obiettivo di rafforzare il coordinamento e allineare le priorità.
Riunioni informative
Meno partecipativa della precedente, si tiene quando la direzione ha bisogno di comunicare su questioni veramente importanti (nuova organizzazione, cambio di direzione, acquisizione, ecc.)
Prima di organizzarla, chiedetevi sempre se le informazioni possono essere trasmesse in altro modo, ad esempio via e-mail.
Riunioni di crisi o di risoluzione dei problemi
Convocata in risposta a una difficoltà improvvisa, come un incidente operativo, la riunione di crisi serve a sbloccare una situazione complicata, a risolvere i conflitti, a risolvere i problemi di comunicazione, ecc.
È un esercizio delicato, in cui è importante essere un buon ascoltatore per allentare le tensioni.
Brainstorming
È la riunione dedicata alla creatività per eccellenza!
L’obiettivo? Generare il maggior numero possibile di nuove idee su un tema specifico. Se ben gestita, può portare alla nascita di idee veramente innovative a vantaggio della vostra azienda.
Come si prepara una riunione?
Selezionare i partecipanti giusti
Non c’è niente di più frustrante della sensazione di aver perso tempo con una riunione a cui non si doveva partecipare.
Ecco perché è necessario selezionare con cura i partecipanti.
Ponetevi sempre la seguente domanda: quali membri del personale saranno essenziali per raggiungere l’obiettivo definito in precedenza?
Assicuratevi di ottenere la conferma di partecipazione da tutti con largo anticipo. Questo vi permetterà di prevedere eventuali assenze e di riorganizzarvi di conseguenza.
Pianificare la riunione in modo efficiente
Si passa poi alla fase di pianificazione. Trovate una data che vada bene a tutti. Evitate, per quanto possibile, le riunioni tra le 14.00 e le 16.00: a causa della digestione, il cervello è molto meno ricettivo in questa fascia oraria.
Se avete difficoltà a pianificare in modo efficiente le riunioni di lavoro, prendete in considerazione i numerosi software che facilitano il compito, come Doodle.
Scegliere un luogo adatto
Così come avete scelto una fascia oraria adeguata, assicuratevi di selezionare una sede appropriata per la riunione. Dovrebbe offrire una capienza sufficiente per tutti i partecipanti.
Si consiglia inoltre di evitare le stanze cieche, poiché la luce artificiale è molto più stancante per il cervello rispetto alla luce del giorno.
Naturalmente, è perfettamente possibile operare in videoconferenza. A patto che si utilizzi uno strumento che includa tutte le funzioni necessarie, come la condivisione dello schermo.
Elaborare un piano per le riunioni di lavoro
L ‘organizzazione di una riunione di lavoro efficiente e senza intoppi passa necessariamente attraverso la stesura di un piano.
Questo è simile a un foglio di preparazione alla riunione. Vi suggeriamo di costruirlo come segue:
- Evidenziate sul documento l’ ordine del giorno, ossia l’elenco degli argomenti da trattare, discutere, votare, ecc. Dovrebbe portare al raggiungimento degli obiettivi definiti in precedenza.
- Stabilire le priorità degli argomenti da discutere.
- Assegnate un tempo specifico per ogni fase. In questo modo si eviterà di impantanarsi su alcuni punti e di esaurire il tempo a disposizione per affrontarne altri.
- Ricordate di prevedere un tempo supplementare alla fine della riunione per le domande.
- Se necessario, inserite nel documento i nomi dei partecipanti, il luogo e la data dell’incontro.
Coinvolgere i partecipanti
In questa fase della preparazione della riunione, se lo ritenete necessario, chiamate alcuni partecipanti a lavorare sugli argomenti da discutere.
A tal fine, inviate loro l’ordine del giorno e indicate gli argomenti su cui volete che prendano l’iniziativa durante la riunione.
Preparare documenti e materiali di lavoro
Infine, prendetevi il tempo necessario per preparare con cura i documenti di lavoro. Sono questi che renderanno la riunione più dinamica ed efficace.
💡 Se volete affidarvi a strumenti di lavoro di maggiore impatto, rivolgetevi a un software di presentazione. Prezi, ad esempio, vi aiuterà a fare la differenza. Offre modelli dinamici (creati da designer) che renderanno le vostre presentazioni più accattivanti.
Inoltre, verificate sempre in anticipo la disponibilità e la funzionalità delle attrezzature che intendete utilizzare (penne, fogli per lavagna, prolunghe, ecc.). Chi non ha mai perso tempo prezioso perché il videoproiettore non si accendeva?
Infine, se sapete che la riunione potrebbe protrarsi a lungo, uno spuntino o una bottiglia d’acqua sono sempre graditi.
Come si gestisce una riunione di lavoro?
Introdurre correttamente la riunione
È tutta una questione di introduzione. Per farlo correttamente, è necessario
- iniziare per tempo;
- ricordare a tutti l’ordine del giorno e gli obiettivi della riunione;
- rivedere brevemente il ruolo di ciascun partecipante e ricordare le regole e il tempo da dedicare alla riunione;
- se necessario, nominare un segretario per prendere appunti (in vista della stesura del verbale) o anche per gestire il tempo.
Assicuratevi che la riunione si svolga senza intoppi
La riunione d’affari è iniziata?
In qualità di organizzatore, spetta a voi assicurarvi che si svolga senza intoppi, seguendo questi consigli:
- Assicuratevi che la riunione vada nella giusta direzione. A tal fine, assicuratevi che l’ordine del giorno sia rispettato, guidando le discussioni nella giusta direzione;
- assicurarsi che il tempo di parola sia distribuito equamente e incoraggiare tutti i partecipanti a parlare;
- anticipare e disinnescare i conflitti;
- fare buon uso dei documenti di lavoro e degli strumenti di moderazione;
- Riassumere e assicurarsi regolarmente che le informazioni e la comprensione degli argomenti siano state recepite correttamente da tutti i presenti;
- Se non avete delegato questo ruolo, assicuratevi di rispettare il calendario.
Concludere la riunione
È giunto il momento di concludere la riunione del team?
Concludetela riassumendo le discussioni e le decisioni prese. A seconda delle vostre esigenze, potreste prendere un po’ di tempo per pianificare la prossima riunione o addirittura per determinarne lo scopo.
Infine, inviate sempre un verbale ai partecipanti alla riunione. Questi si basano sui vostri appunti o su quelli presi dalla vostra segretaria e riassumono i progressi fatti e le conclusioni raggiunte.
10 consigli per migliorare le riunioni di lavoro
- Limitate le riunioni a 30-45 minuti, perché dopo di esse la concentrazione cala drasticamente.
- Stabilite una “zona libera da riunioni”, cioè fasce orarie o giorni senza riunioni per favorire il lavoro di approfondimento.
- Chiedete a un partecipante di svolgere il ruolo di critico costruttivo per evitare pregiudizi di gruppo.
- Optate per le riunioni in piedi. Le riunioni in piedi rendono le discussioni più dinamiche e ne accorciano naturalmente la durata.
- Se alcuni punti non interessano tutti, lasciate che i partecipanti lascino la riunione una volta terminato il loro contributo.
- Prevedere periodi di silenzio: questi pochi minuti di riflessione individuale prima di prendere decisioni migliorano la qualità delle discussioni.
- Misurare l’efficacia post-riunione attraverso un mini-sondaggio o un feedback anonimo.
- Sperimentate il formato della “riunione inversa”. In questo caso, i partecipanti consultano i documenti in anticipo e poi si presentano con domande o decisioni da convalidare.
- Visualizzate una roadmap o un kanban per tenervi aggiornati in tempo reale.
- Premiate le riunioni efficaci. Perché non introdurre una “riunione della settimana” o un piccolo premio in gettoni per i formati più rilevanti?
Cosa possiamo imparare dalla riunione?
Come abbiamo visto, è possibile “rivalutare” la riunione di lavoro e smettere di considerarla una perdita di tempo.
Ma per garantire un reale valore aggiunto alla riunione, non c’è un segreto: preparatela con rigore e metodo!
E non dimenticate di utilizzare un software specifico: vi aiuterà a realizzare la vostra riunione e a renderla molto più collaborativa e dinamica. I vostri collaboratori vi ringrazieranno!
