Appsistance : Software gestione assistenza, interventi e manutenzioni

Appsistance è il software di gestione delle assistenze tecniche, ideato per le aziende italiane che eseguono installazioni, interventi tecnici e servizi di manutenzione e assistenza presso i clienti o nei cantieri (Field Service Management), ma anche manutenzioni programmate o a guasto sui proprie asset e impianti, quando sono distribuiti sul campo, in più sedi, ma anche in un unico polo (CMMS)

Appsistance offre le seguenti funzioni principali:

• Compilazione rapportini digitali: consente ai tecnici di redigere i rapportini d’intervento direttamente su tablet o smartphone. Il rapportino include riepilogo, gestione orari inizio/fine lavori, note, materiali utilizzati, persone di riferimento, e la possibilità di inserire allegati come documenti e immagini/foto scattate sul campo.
• Firma digitale: permette la raccolta della firma grafometrica del cliente direttamente sul dispositivo mobile per accettazione. Gestisce anche la firma dell’operatore.
• Pianificazione interventi: calendarizza manutenzioni programmate, installazioni e urgenze. Permette di definire periodicità e schemi di intervento, assegnando le assistenze a squadre, tecnici o terzisti. Genera automaticamente ordini di lavoro da attività ricorsive. Offre diverse viste (giornaliere, settimanali, mensili, ecc.) per monitorare impegni di tecnici e attrezzature.
• Rendicontazione: consente una rendicontazione semplice e completa dell’intervento, registrando attività, tempo impiegato e materiali utilizzati. Permette la valorizzazione dei rapportini anche con calendari differenziati.
• Rilevazione presenze: integra un’app (Mobyx) per la timbratura virtuale, registrando ingressi e uscite del personale dai luoghi di lavoro tramite geolocalizzazione o varchi Wi-Fi predefiniti, redigendo automaticamente il foglio presenze.
• Gestione clienti, contratti e storicizzazione: gestisce le anagrafiche complete dei clienti (dati anagrafici, sedi multiple, localizzazione geografica), i contratti di assistenza (tempistiche, rinnovo automatico, impianti coperti) e storicizza gli interventi e le comunicazioni. I rapportini emessi sono collegati alla scheda personale del cliente. Offre un portale di accesso per i clienti.
• Integrazione gestionale: è perfettamente integrabile con tutti i software gestionali per lo scambio di documenti e la semplificazione delle attività amministrative tramite API. Supporta l’integrazione del magazzino (gestione acquisti, multi-magazzino, giacenze, movimenti), la gestione delle commesse (budget, costi/ricavi, margine), la fatturazione elettronica (XML) e la gestione scadenziari documenti.
• Supporto al tecnico sul campo: fornisce al tecnico tutte le informazioni necessarie per l’intervento. Consente la precompilazione o compilazione di check-list di azioni. Permette di scattare foto e allegarle al rapportino. Supporta la compilazione di richieste di preventivo per manutenzione straordinaria.
• Customer care e ticketing: gestisce le richieste di assistenza (telefoniche, via web, via email) con funzione help online e ticketing, permettendo di assegnare priorità e tracciare l’evoluzione delle richieste.
• Gestione materiali e attrezzature: permette di gestire le anagrafiche di prodotti, ricambi e materiali di consumo, inclusa la gestione delle giacenze in magazzino. Consente di gestire la disponibilità e la pianificazione di attrezzature, strumenti e mezzi di trasporto.
• Gestione utenti e autorizzazioni: consente di definire i livelli di autorizzazioni e accessi alle informazioni per ogni utente, sia interno che esterno (clienti, terzisti).
• Moduli specifici: include moduli aggiuntivi come la gestione F-Gas per gli adempimenti normativi nel settore della refrigerazione, la gestione pay-per-call per l’assistenza telefonica prepagata, e moduli per la gestione strutturata delle offerte.
• Integrazione IoT, monitoraggio e manutenzione predittiva (via ARGO): integrato con la piattaforma ARGO, permette di monitorare asset tramite dispositivi IoT, raccogliere dati da sistemi SCADA (anche via hardware dedicato come XADA), gestire allarmi e supportare la manutenzione predittiva e l’asset management, fungendo da CMMS e FSM avanzato.

Le sfide quotidiane delle operations

• Gestione inefficiente degli interventi: difficoltà nel monitorare in tempo reale attività e risorse.
• Comunicazione frammentata: scarsa visibilità su clienti, contratti e storico attività.
• Rilevazione presenze imprecisa: difficoltà nel registrare orari e localizzazione del personale.
• Documentazione cartacea e disorganizzata: complicazioni nell’archiviazione e consultazione dei dati.
• Integrazione complessa con sistemi esistenti: necessità di sincronizzare software gestionali, magazzino e fatturazione.
• Conformità normativa complessa: difficoltà nel rispettare regolamenti specifici del settore.
• Mancanza di manutenzione predittiva: assenza di sistemi per monitorare e prevedere guasti.
• Elevati costi operativi e inefficienza: spreco di risorse e aumento dei costi di manutenzione.
• Sicurezza dei dati inadeguata: rischi legati alla protezione delle informazioni aziendali.​

Come Appsistance risolve queste sfide

• Digitalizzazione e mobilità: elimina la carta e consente la gestione delle attività tramite dispositivi mobili.
• Pianificazione e organizzazione ottimizzata: ottimizza tempi e risorse, gestendo interventi e imprevisti.
• Visibilità e controllo in tempo reale: monitoraggio immediato delle attività e del personale sul campo.
• Rendicontazione accurata e dettagliata: registrazione precisa di ore e materiali utilizzati.
• Gestione documentale automatica: archiviazione e consultazione dei documenti via web.
• Integrazione con i sistemi esistenti: sincronizzazione con software gestionali e semplificazione delle attività amministrative.
• Rilevazione presenze affidabile: registrazione automatica delle presenze tramite geolocalizzazione o Wi-Fi.
• Miglioramento della comunicazione e customer care: gestione centralizzata di contratti, richieste e storico clienti.
• Gestione degli asset e manutenzione basata su dati: monitoraggio in tempo reale e manutenzione predittiva tramite IoT e ARGO.
• Conformità normativa (es. F-Gas): gestione degli adempimenti normativi specifici del settore.
• Aumento dell’efficienza operativa e riduzione dei costi: ottimizzazione delle risorse e riduzione dei tempi di inattività.
• Gestione sicura dei dati: protezione avanzata delle informazioni aziendali.