Il Business Process Management (BPM) è uno strumento di pianificazione e organizzazione che consente alle aziende di modellare elettronicamente i processi aziendali. È una vera e propria chiave di successo che permette alle aziende di sviluppare l**’efficienza operativa** e funzionale dell’azienda. Ogni utilizzo di un BPM è unico, dipende dall’organizzazione, dalla situazione e dagli obiettivi dell’azienda.

Cos’è un software BPM online?

Definizione

BPM è l’acronimo per Business Process Management. Questo process consente di analizzare e migliorare la fluidità dei processi di business implementati dall’azienda con l’obiettivo di migliorare i propri indicatori di performance. La trasformazione digitale richiede l’adozione di questo strumento, un vero e proprio asset per l’ottimizzazione di un’azienda.

Come funziona?

L’approccio BPM consiste nell’automatizzare compiti che rappresentano poco valore aggiunto e che possono essere soggetti ad errore umano. Si tratta di tutte quelle attività che richiedono tempo per essere svolte ma che di per sé, sul piano operativo, non sono le attività fondamentali o essenziali per il buon e corretto funzionamento dell’impresa.

Un processo aziendale è una serie di azioni che i dipendenti devono compiere per raggiungere i loro obiettivi. Ogni processo può essere suddiviso in diversi modi e la sua ottimizzazione può essere difficile da ottenere.

Il BPM dà accesso a una modellazione IT veloce ed intuitiva di tutti questi processi. In concreto, il BPM pone tutti i processi al centro dell’organizzazione e crea una mappa dell’organizzazione specifica per ogni utente.

L’utilizzo di un software BPM garantisce la possibilità di anticipare le anomalie. Da un punto di vista applicativo, fornisce, inoltre, l’opportunità di migliorare i tuoi processi aziendali.

Una piattaforma BPM assicura che tutti i processi implementati soddisfino il più possibile le esigenze dei clienti. Ti aiuta, infatti, ad analizzare e adattare regolarmente i tuoi processi e flussi di lavoro in base ai vincoli individuati.

La gestione dei contenuti e la modellazione dei processi garantiscono un risparmio di tempo reale. L’azienda diventa efficiente rispetto alla concorrenza. Ti permette, inoltre, di sviluppare molte capacità come la reattività e l’incisività. Dettagliando ogni fase dei tuoi processi, i partner mantengono la qualità di un lavoro collaborativo.

Quali sono le caratteristiche principali di un software SaaS BPM?

Prima di scegliere una soluzione software per la gestione elettronica dei documenti di processo, è necessario definire al meglio le esigenze della tua azienda. Il BPM ha alcune funzioni essenziali. Vediamo insieme quali sono:

Modellazione con mappatura di ogni processo

Questa funzionalità permette di avere una descrizione dettagliata dei passaggi e delle regole di business che caratterizzano un processo di business. La modellazione consente una migliore gestione degli attori e dei loro ruoli. Tutto ciò permette di trasporre la mappatura del processo effettuato e di modellare i diversi flussi di lavoro di ogni processo.

Inoltre, la mappatura consente di avere delle regole di automazione che possono essere applicate a tutti i flussi di lavoro. Pertanto, le azioni automatiche devono essere presenti e le modifiche devono essere effettuate anche in tempo reale per guadagnare in produttività.

Capacità d’integrazione

È una funzione fondamentale che serve a tutte le organizzazioni. Un buon BPM dovrà essere in grado d’interfacciarsi con tutti i sistemi informativi per eseguire i processi (come l’invio automatico di notifiche ai clienti al momento dell’accettazione di un ordine o l’attivazione di un evento in seguito alla convalida di un modulo). Il BPM può essere compatibile con un ERP, un pacchetto software di gestione delle risorse umane o un CRM. Questa capacità d’integrazione con altre applicazioni consente di aumentare la produttività.

Chi usa un software di gestione dei processi aziendali?

Data l’importanza della gestione dei progetti in tutte le aziende, l’utilizzo di strumenti che lavorano in sinergia con l’informatica è essenziale. Il BPM è un pacchetto software che viene regolarmente utilizzato per integrare tutte le funzioni aziendali. Lo strumento ha la particolarità di fornire una visione globale dell’architettura dell’organizzazione.

La gestione dei processi aziendali contiene molti strumenti che la rendono una soluzione non adatta alle aziende molto piccole. Infatti, la gestione dei processi di business è un approccio gestionale che permette di evidenziare il funzionamento di un’azienda con l’aiuto di una cartografia. Qualsiasi azienda che possiede molte interazioni con altre imprese, può essere portata ad utilizzare questo software. È quindi ovvio che società di dimensioni intermedie, PMI (Piccole e Medie Imprese) e grandi imprese sono le principali interessate dall’uso di questo strumento.

Perché utilizzare un software di gestione dei processi aziendali nella tua azienda?

Vantaggi

La modellazione dei processi aziendali attraverso l’uso di questo tipo di software gestionale porterà una diminuzione degli errori umani e ottimizzerà i compiti ad alto valore aggiunto. Una vera e propria potente leva di gestione per le aziende. Vediamo perché.

• Un innegabile risparmio di tempo

Tutti gli elementi sono nello stesso posto e possono essere consultati in pochi secondi. L’approccio BPM permette di modellare il ciclo di vita dei processi con un semplice drag and drop degli oggetti: step, eventi, condizioni, collegamenti logici. Questi strumenti rendono la rappresentazione della catena del valore dell’azienda estremamente semplice. In più, non è necessario alcun codice. Una volta creati i processi, le applicazioni si occupano della loro esecuzione. le analisi di un software BPM sono quindi direttamente collegate al sistema informativo dell’azienda.

• Migliore tracciabilità delle modifiche ai documenti dei processi aziendali

Grazie a un software BPM, potrai controllare meglio il tuo magazzino e garantire una gestione più efficiente dei documenti; oltre ad avere una visibilità chiara delle decisioni e dell’impatto che queste ultime hanno sul tuo business.

• Un ritorno sull’investimento molto rapido

Questo approccio gestionale assicura l’efficienza di ogni azione implementata dal software di gestione dei processi aziendali. Rapidamente, gli obiettivi sono raggiunti, le relazioni con i clienti sono migliorate, la produttività aumenta. Tutto ciò ha come risultato una crescita dell’attività notevole.

• Individuazione immediata dei malfunzionamenti e migliore gestione dei rischi

Il software Business Process Management fornisce tutta una serie di controlli per informare i progettisti di possibili errori di processo: casi non voluti, errori di dati, ecc. Questo monitoraggio del processo consente all’azienda di posizionarsi in un processo di miglioramento continuo di cui beneficiano quotidianamente sia i clienti che i reparti interni.

• Altri vantaggi

L’uso di una piattaforma BPM ti garantisce un maggiore coinvolgimento del team grazie a un chiaro approccio di processo. Uno scambio più semplice durante il lavoro collaborativo o per comunicare più facilmente con i partner, migliorano i livelli di produttività in azienda. Infine, potrai ridurre significativamente i costi di produzione processo per processo e potrai beneficiare di aggiornamenti automatici.

Svantaggi

Nonostante le importanti qualità che un software BPM può avere, vi sono comunque alcuni elementi in cui quest’ultimo presenta delle lacune:

• è importante assicurarsi che i tuoi dipendenti siano ben supportati nella gestione del cambiamento;
• un software BPM open source potrebbe non sempre contenere le funzionalità essenziali per il perfetto funzionamento della gestione dei processi aziendali.

Come scegliere un pacchetto software BPM?

• La scalabilità della soluzione;
• la sicurezza dei dati;
• il rapporto con l’assistenza offerta dall’editore;
• l’ergonomia;
• l’aggiornamento automatico;
• il costo: variabile (da gratuito a prezzo su richiesta).

In seguito trovi alcune soluzioni software BPM:

• Rule Designer;
• Zoho Projects;
• IBM Business Project Manager;
• Alfresco BPM (con motore di ricerca basato su Activiti);
• ecc.