Software di Segreteria didattica

Il software per la segreteria didattica è una soluzione per la didattica che centralizza i diversi aspetti della gestione di un istituto scolastico: amministrazione del personale, gestione della formazione, delle aule, degli alunni, della contabilità ed ecc.

Cos’è un software per la segreteria didattica?

Definizione

Il software per la segreteria didattica è una soluzione in cloud che facilita la gestione degli istituti scolastici: scuole primarie, secondarie, università.

Sotto forma di ERP,  questi strumenti di gestione coprono tutti gli aspetti alla base della gestione di un istituto: studenti (voti,richiami, assenze), programmi, aule, personale, e-learning, contabilità ed ecc.

Come funziona?

Offerti in Saas, questi programmi sono strutturati in maniera modulare e flessibili in modo da poter essere configurati secondo le varie esigenze. Ognuno può abbonarsi a diversi moduli a seconda dei bisogni del proprio istituto:

• Sistema informativo di gestione delle risorse umane
• Software contabilità
• Gestione dei contratti scolastici
• Gestione studenti
• Elaborazione e gestione dei programmi: dipendenti,insegnanti, studenti e aule
• ecc

Accessibili online, integrano tutti i bisogni alla base gella gestione di un anno scolastico: pubblicazione di libri di testo, programmazione, monitoraggio delle assenze, sanzioni, esami, autogestione dei pasti, ecc.

Ogni utente accede alla piattaforma online sul proprio browser web o dispositivo mobile e si connette con le proprie credenziali per accedere alle numerose funzionalità dello strumento.

I dati sono solitamente conservati dall’editore della soluzione.

Quali sono le principali funzionalità di un software per la segreteria didattica?

Per gestire una scuola si distinguono due tipi di funzionalità: quelle comuni ai software gestionali tradizionali e quelle specifiche delle scuole.

Un ERP gestionale per gli istituti scolastici

La struttura e il funzionamento di una scuola è simile a quello di un’azienda. È necessario gestire un’attività, i dipendenti, ecc. e generare entrate.

Un primo gruppo di caratteristiche è simile a quello che si trova nei negozi:

• Gestione del personale (o HRIS): gestione dei contratti, dei profili, dei salari, delle assunzioni, della pianificazione del personale, della gestione dei congedi e delle assenze, ecc.
• CRM per la gestione degli studenti. Ogni studente è identificato da una forma unica che include la sua identità, dati personali,  assenze, ecc.
• Gestione commerciale: gestione del cliente e follow-up di pratiche, preventivi, fatture, pagamenti dei fornitori, ecc.
• Contabilità: registrazione della contabilità in partita doppia, monitoraggio delle spese e delle risorse, evoluzione del fatturato, ecc.
• Ecc.

Statistiche e cruscotti con indicatori chiave sono utilizzati per analizzare l’attività degli istituti.

Le peculiarità di un anno scolastico

Per gestire i contratti scolastici (professionalizzazione, apprendistato, accordi di tirocinio, ecc.), l’utente dell’applicazione seleziona un tipo di contratto, compila i campi che gli appaiono davanti e lo stampa. Allo stesso modo, può creare certificati scolastici.

Anche la stesura degli orari dei professori, degli studenti e la pianificazione degli spazi è un compito complesso. Questi strumenti consentono di eseguirli automaticamente tenendo conto dei vincoli strutturali (vacanze e giorni festivi):

• Livelli per livelli, corsi, classi
• Pianificazione dell’occupazione delle aule
• Calendario degli esami e assegnazione delle sedi d’esame

I diversi orari vengono automaticamente messi online sugli spazi interattivi riservati a studenti, insegnanti e altro personale amministrativo.

In queste aree, gli studenti possono anche consultare i loro appunti, le relazioni scolastiche, ecc.

Per gestire i voti, questi strumenti permettono all’amministratore dell’applicazione di registrare le materie e i loro coefficienti. Gli insegnanti registrano poi i voti dei loro studenti. L’applicazione calcola automaticamente la media e crea il report associato.

Infine, gli editori di software scolastici offrono altri moduli complementari in base alle esigenze delle scuole. Tra questi:

• Gestione delle assenze.
• Il libro di testo online sul quale ogni insegnante può comunicare i compiti a casa ai propri studenti e comunicare i riassunti dei corsi.
• Mensa scolastica: gestione delle iscrizioni alla mensa, ordinazione pasti, fatturazione, punteggio, ecc.
• Gestione dei ritiri scolastici: gestione di fermate, prezzi, sconti, prenotazioni di posti a sedere, ecc.
• Gestione e follow-up delle registrazioni
• Gestione delle campagne del bando di concorso
• Ecc.

Qui utilizza un software per la segreteria didattica

Dalle  scuole elementari, alle scuole superiori, alle università, alle business school, ecc. tutte le strutture educative hanno interesse ad utilizzare una soluzione gestionale. Le esigenze e la complessità degli strumenti sono proporzionali al numero di studenti e di flussi da gestire. Tra i principali profili utente:

• I direttori e gli altri membri dell’amministrazione gestiscono (ad esempio) le registrazioni, le comunicazioni, il personale o la contabilità dell’istituzione.
• Gli insegnanti li usano per accedere ai loro programmi, registrare i voti, le valutazioni e gli incarichi dei loro studenti.
• Gli studenti hanno accesso al loro spazio di lavoro digitale per consultare l’ordine del giorno, il libro di testo, o per accedere a un database documentario .
• I genitori a volte hanno accesso a questi strumenti per consultare i compiti a casa dei loro figli, note o sanzioni.

Perchè utilizzare un software per la segreteria didattica

Gestire un istituto scolastico è simile alla gestione di una piccola e media impresa. Ciò richiede almeno un software di gestione del personale e di contabilità. Tuttavia, questi strumenti presentano alcuni svantaggi.

Vantaggi

• Questi sistemi ERP intuitivi sono progettati specificamente per le scuole. Soddisfano tutte le loro esigenze specifiche
• La struttura modulare dello strumento consente di adattarlo alla sua costituzione e di utilizzare solo le funzionalità necessarie.
• Gli spazi collaborativi di queste applicazioni Web facilitano le interazioni tra studenti e insegnanti.
• L’interoperabilità dei diversi moduli consente ai dipendenti di risparmiare tempo e produttività.
• Queste soluzioni scalabili sono costantemente aggiornate dagli editori

Svantaggi

• L’accesso dei genitori ai documenti dei loro figli può interferire con la libertà degli studenti ed esercitare pressioni sul successo scolastico.
• E’ raro trovare uno strumento che centralizzi tutte le esigenze di una scuola.

Soluzioni complementari per l’amministrazione scolastica