Software di Comunicazione interna

Le piattaforme e gli strumenti di comunicazione interna sono strumenti che aumentano la produttività del team rendendo la comunicazione più fluida attraverso canali efficaci.

Cosa sono gli strumenti di comunicazione interna?

Gli strumenti di comunicazione interna sono strumenti che permettono a una determinata persona di trasmettere e ricevere informazioni con un’altra come la cultura aziendale in modalità top down tra i propri lavoratori . Si parla di comunicazione sincrona se stabilita tra più persone in tempo reale: messaggistica istantanea, videoconferenze, telefonia… Quando gli utenti non sono disponibili contemporaneamente, si tratta di una comunicazione asincrona il cui la posta elettronica è il sistema principale utilizzato.

Quali sono le funzionalità degli strumenti di comunicazione aziendale?

I software e gli strumenti di comunicazione sono molto eterogenei, per questo è preferibile conoscerne le funzionalità raggruppandoli per famiglia.

Comunicazione sincrona

Video conferenze, web conference, telefonia, chat sono strumenti di comunicazione in tempo reale il cui scopo è quello di scambiare informazioni principalmente in modo informale e veloce tra le risorse umane. Questi strumenti offrono quindi spesso le seguenti caratteristiche

• VoIP (Voice Over IP): chiamate telefoniche via Internet. Il VoIP riduce i costi telefonici, in quanto le chiamate verso le stazioni fisse (a volte mobili) sono spesso gratuite a livello nazionale e internazionale.
• Videochiamate: permettono di visualizzare i volti dei partecipanti attraverso la loro webcam. Il video consente di trasmettere più emozioni da una chiamata audio.
• Chat: la chat apre un canale di discussioni scritte in tempo reale. L’interesse della chat è di essere meno invadente di una telefonata e meno formale di un’e-mail. Le persone rispondono anche a un messaggio in chat dopo pochi minuti quando rispondono a un’e-mail dopo un giorno.
• Condivisione dello schermo: la condivisione dello schermo consente di mostrare lo schermo e le azioni che si svolgono su di esso in tempo reale a una o più persone.
• Social network: gli strumenti per la condivisione delle informazioni sui social network consentono di centralizzare l’indirizzamento della comunità ovunque essa sia: su Twitter, Facebook, Linkedin o YouTube.

Comunicazione asincrona

Gli strumenti di comunicazione asincroni sono meno intrusivi degli strumenti sincroni, perché il destinatario visualizza il contenuto del messaggio quando desidera. Si notifica semplicemente che una comunicazione è giunta a destinazione. Sono anche gli strumenti storicamente più utilizzati:

• Posta: la posta cartacea è ancora largamente utilizzata per comunicazioni di valore legale (contratti firmati, lettere con ricevuta di ritorno). È anche un canale di marketing efficace.
• E-mail:Sono messaggi inviati a una o più persone tramite un protocollo smtp. 7 miliardi di email vengono scambiate ogni giorno in tutto il mondo.
• Segreterie telefoniche e messaggi vocali: i messaggi vocali permettono di trasmettere un messaggio che richiede spiegazioni, con un alto livello di attenzione da parte del destinatario.
• Comunicazioni appese che si tratti di pubblicità o messaggi permanenti, i display a parete o digitali (in televisione) hanno un forte impatto e presenza nel loro ambiente.
• Video: i video caricati su intranet o su YouTube, Vimeo, Dailymotion, ecc. sono potenti mezzi di comunicazione per attirare l’attenzione di un pubblico che può accedere ai contenuti in qualsiasi momento.
• Commenti, post,  votazioni, condivisione, opinioni: i moderni social network e intranet aziendali offrono funzionalità collaborative che incoraggiano l’interazione con l’utente.
• Relazioni con la stampa: alcuni strumenti consentono di comunicare direttamente alle agenzie di stampa o ai giornalisti informazioni sintetiche (ad esempio, comunicati stampa).
• SMS e fax

Chi utilizza gli strumenti di comunicazione interna ed esterna?

Tutte le aziende: dai liberi professionisti ai grandi gruppi, utilizzano diversi strumenti e mezzi di comunicazione per implementare la loro strategia di comunicazione interna sull’ambiente di lavoro. La tendenza è addirittura verso un’ampia pluralità di canali  per comunicare con ciascun individuo nel modo più pertinente possibile (e-mail, chat individuale, chat di gruppo, videoconferenza, ecc.)

In generale, più piccola è un’azienda, più favorirà canali di comunicazione veloci (Google Hangouts, Slack, Asana), perché l’importanza è data all’agilità, alla velocità e all’efficienza.

D’altra parte, più grande è un’impresa, più essa incoraggerà la condivisione delle conoscenze e la capitalizzazione delle informazioni all’interno dell’impresa. In questo modo è possibile consolidare le basi dell’azienda per uno sviluppo sano e continuo. Le e-mail hanno una quota maggiore anche quando la quota dei manager aumenta. Il loro ruolo è quello di fornire informazioni chiare e concise che possano essere comprese dal maggior numero possibile di persone.

Come scegliere un software di comunicazione?

Le applicazioni stanno diventando sempre più versatili. Per aiutarvi a trovare quella che soddisfa le vostre esigenze e quelle dei vostri dipendenti, scoprite le nostre guide alla comunicazione.

Un software di comunicazione viene scelto in primo luogo e soprattutto in base alla sua rilevanza nel contesto aziendale. Ad esempio, se la sicurezza è un elemento cruciale, un’e-mail come Gmail o Outlook non sarà adeguata. In questo caso è preferibile passare ad un sistema di messaggistica i cui dati sono hosted sul territorio nazionale o in azienda con elevati standard di sicurezza (BlockChain, AES256, ecc.).

Anche l’utilizzo da parte dell’utente finale è molto importante, in quanto gli strumenti di comunicazione sono sempre sfruttati tramite computer e telefoni dei dipendenti. Dato l’utilizzo intensivo ogni improprietà potrebbe essere difficile da gestire.

Tuttavia, il prezzo degli strumenti di comunicazione aziendale non è un criterio importante, in quanto la concorrenza è forte e i prezzi sono bassi ed omogenei. E’ raro avere una brutta sorpresa su questo punto.

Qual è il miglior mezzo di comunicazione?

Ecco una selezione dei mezzi di comunicazione più diffusi e dei mezzi di comunicazione in base al tipo di azienda

Per i lavoratori autonomi e i liberi professionisti

• G Suite (ex Google Apps), compresi Google Hangouts e Google Meet
• Slack, la chat unificata

Per le start-up

• G Suite (ex Google Apps), compresi Google Hangouts e Google Meet
• Slack, la chat unificata
• Trello e Asana per la gestione dei compiti in modalità collaborativa

Per le microimprese

• Microsft Office 365, perché include la suite Office oltre agli strumenti di comunicazione.
• Buffer per comunicare sui social network
• Intercom per comunicare con i visitatori del proprio sito

Per le PMI

• Social network aziendali come TalkSpirit o Jamespot
• Soluzioni VoIP con OVH o altri fornitori
• Soluzioni di videoconferenza professionali come Skype Enterprise o WebEx