Software di Trasferimento documenti

Il software di trasferimento documenti consente di condividere un documento elettronico con un destinatario senza passare attraverso una classica e-mail con allegati. Questo processo riduce notevolmente le dimensioni delle cassette postali e consente di inviare file di grandi dimensioni. Si tratta di uno degli strumenti essenziali di collaborazione.

Cos’è il software di trasferimento documenti online?

Definizione

Un software per il trasferimento di documenti è uno strumento che permette di condividere file di grandi dimensioni con uno o più destinatari in modo semplice e veloce. Questi servizi permettono di evitare di passare attraverso un sistema di messaggistica elettronica che potrebbe bloccare l’invio a causa delle dimensioni massime dei file imposte. Così, il software gratuito - o a pagamento - consente di inviare file personali in modo sicuro.

Come funziona - Come posso trasferire documenti di grandi dimensioni?

Tutto quello che dovete fare è creare uno spazio per lo scambio e dare ai vostri dipendenti l’accesso ad esso. Il mittente deposita grandi file da condividere in questo spazio e i destinatari li recuperano quando ne hanno bisogno. Per inviare file senza creare uno spazio di scambio, è possibile rendere sicuri i trasferimenti aggiungendo una password per ogni documento. In questo modo, è possibile trasmettere file di grandi dimensioni - personali o meno - in modo sicuro, senza la necessità di un disco rigido esterno.

Quali sono le caratteristiche principali di un software SaaS per il trasferimento di file?

• Memorizza digitalmente qualsiasi tipo di file nel cloud.
• Inviare rapidamente uno o più file di grandi dimensioni
• Consentire agli utenti di accedere ai file da vari dispositivi: computer remoto, telefono cellulare…, dispositivi collegati - connessione a Internet.
• Offrire strumenti per gestire i diritti e le autorizzazioni per i contenuti multimediali - trasferimento di foto, caricamento di file, ecc. - per uso interno ed esterno.
• Consentire diversi ruoli utente e permessi.
• Fornire i permessi dei file e le strutture delle cartelle.

Chi usa il software per il trasferimento dei file?

Poiché queste soluzioni sono spesso a pagamento, si rivolgono a un pubblico professionale. Tutti i tipi di aziende e comunità possono utilizzare questi servizi, che sono altamente sicuri. In questo modo è possibile trasferire file di grandi dimensioni o trasferire dati personali con pochi clic. La crittografia e la codifica garantiscono la sicurezza dei file e delle cartelle inviate e memorizzate. Quindi, per scaricare e recuperare i dati che ci vengono inviati al computer, basta cliccare sul link ricevuto ed effettuare i necessari download.

Perché utilizzare un software per il trasferimento di file nella vostra azienda?

Vantaggi

• Semplicità: il software di archiviazione e condivisione dei file consente alle aziende di salvare documenti, immagini, video e altri tipi di file in una posizione condivisa. Per fare questo, è sufficiente caricare il documento utilizzando una finestra di dialogo o un semplice drag and drop.
• Tracciabilità: gli strumenti di archiviazione e condivisione dei file consentono la condivisione e la modifica dei file da parte di collaboratori interni o clienti esterni. Permettono di sapere chi ha già scaricato o meno un file o chi lo ha modificato.
• Sicurezza: le soluzioni di archiviazione e di condivisione dei file offrono generalmente un accesso sicuro sia che ci si trovi su un dispositivo desktop o mobile. I file sono protetti da password o criptati.

Svantaggi

Il software gratuito non offre lo stesso livello di prestazioni degli strumenti a pagamento. La sicurezza è spesso trascurata, poiché chiunque abbia il link per il download può recuperare i file. Internamente, potrebbe essere più interessante scegliere un Naas.

Come si sceglie uno strumento per il trasferimento dei file?

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Criteri

• Quanto spazio di stoccaggio è disponibile? Questo è un criterio fondamentale per la scelta di una soluzione di upload online.
• Qual è la dimensione massima dei file da condividere? Per condividere file di grandi dimensioni, come immagini di alta qualità, potrebbe essere necessario l’aggiornamento alle versioni premium per beneficiare di nessun limite di dimensioni.
• Quali sono le caratteristiche personalizzabili? Può essere necessario avere più di un amministratore o limitare i diritti di alcuni dipendenti alla sola consultazione.
• Costo :Il costo varia da una soluzione all’altra. Può dipendere dalla capacità di archiviazione, dalla dimensione massima dei documenti da scambiare o dal numero di persone che hanno accesso allo strumento. Inoltre, ci sono software libero con una versione gratuita e alcuni con una versione integrata a pagamento.