Gestire un’associazione non è sempre facile, soprattutto se non si ha esperienza in contabilità. Per aiutarvi e strutturare le vostre procedure amministrative, gli editori di software hanno messo a punto soluzioni informatiche studiate appositamente per le associazioni. Tra i software per le organizzazioni, il software per associazioni offre diverse funzioni per soddisfare le eterogenee esigenze di gestione di una struttura associativa.

Software di Organizzazioni & associazioni

I software per le organizzazioni (a scopo di lucro e non) e associazioni, chiamati anche software per la gestione del terzo settore permettono di rispondere a bisogni molto specifici di associazioni e ONG come la gestione delle donazioni o l’organizzazione dei volontari o la gestione dei dipendenti, la gestione dei soci o infine la gestione di una ditta individuale. Questi tipi di software possono essere gratuiti o a pagamento per coloro che necessitano funzionalità più avanzate.

Organizzazioni & associazioni : guida all’acquisto

Cos’è un software per associazioni?

Definizione

I sistemi di gestionali per associazioni forniscono alle associazioni degli strumenti software per interagire e supervisionare i membri dell’associazione. I gestionali per associazioni possono essere utilizzati da tutti i tipi di organizzazioni, tra le altre, come un club sportivi, organizzazioni di insegnanti genitori o un’organizzazione senza scopo di lucro.

Come funziona?

Le capacità di un software per associazioni includono la memorizzazione delle informazioni dei membri in un database, la raccolta e la gestione dei contributi finanziari dei membri, l’organizzazione di eventi associativi e una piattaforma per comunicare con i membri. Questi prodotti possono anche consentire agli utenti di creare, pubblicare e distribuire contenuti all’associazione, gestire le certificazioni fornire un portale self-service per i nuovi membri per la registrazione e l’accesso alle informazioni e gestire la contabilità.

Un gestionale per associazioni può essere integrato con altri tipi di software per eseguire compiti specifici ad un livello superiore. Ad esempio, le piattaforme CRM per memorizzare le informazioni dei membri al fine di conservare la documentazione dei contributi finanziari. Altri possono essere adattati per organizzazioni non-profit o piattaforme di raccolta fondi.

Quali sono le funzionalità principali di un software per associazioni SaaS?

Ogni software per associazioni può avere un target specifico a seconda del tipo (delle associazioni a scopo benefico hanno scopi differenti dai club sportivi). Tuttavia, tra le più diffuse troviamo:

• Contabilità: permettono di gestire tutti gli aspetti relativi alla contabilità, da un semplice preventivo ad una fattura
• Fatturazione
• Liquidazione IVA
• Tesseramento soci
• Creazione eventi
• Bilancio
• Gestione social media e mail per comunicazioni ai soci

A quale tipo di enti si rivolge un software per associazioni?

• Associazioni benefiche
• Associazioni sportive
• Fondazioni
• Imprese sociali
• Enti filantropici
• Società di mutuo soccorso.

Quali sono i vantaggi dall’utilizzare un software per associazioni

Vantaggi

• Si tratta di soluzioni studiate per semplificare la gestione complessiva
• Più facile osservanza dei vincoli contabili
• Migliore comunicazione ai soci
• Trattamento dei dati in rispetto della normativa GDPR
• Alcuni presentano funzioni collaborative per una gestione condivisa più agevolata
• Organizzazione di eventi in maniera più semplice e coordinata

Svantaggi

• Alcune funzioni gratuite possono porre dei limiti al numero dei soci o nelle funzionalità
• Il costo

Tuttavia, sul mercato esistono molteplici software per la gestione delle associazioni no profit gratis, queste permettono loro grazie alle diverse funzionalità presenti di gestire in modo ottimale le associazioni e le azioni di volontariato.

Come scegliere un software per associazioni

Criteri

Ovviamente quando parliamo dei vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software per associazioni, teniamo sempre presente che intendiamo soluzioni in cui ci sono dei criteri importanti rispettati.Innanzitutto fate attenzione ai dati, scegliete sempre soluzioni che rispettino il regolamento GDPR visto che avrete a che fare coi dati dei soci. Altra cosa importante sempre a livello legale è che sia un prodotto valido per quanto riguarda la contabilità. Infine, in cloud e con funzioni collaborative per facilitare la gestione.

Una soluzione software per associazioni SaaS o in cloud?

Entrambe le soluzioni software per le associazioni presentano vantaggi e svantaggi. La scelta dipenderà dalle esigenze dell’ associazione, ma anche dalle sue dimensioni:

Il SaaS (Software as a Service) è spesso meno costoso e più flessibile con offerte adattate. Si tratta di una piattaforma online regolarmente aggiornata e accompagnata da un servizio clienti reattivo.

Il software installato all’interno dell’azienda garantisce la sicurezza delle informazioni, poiché non vengono memorizzate su Internet, ma direttamente sulla rete o su un computer (versione monoutente). Una volta acquisito, è anche di sua proprietà. A differenza dei SaaS, che possono scomparire da un giorno all’altro se l’editore è costretto a interrompere la propria attivit

I software principali sul mercato

• MyDonor green
• Hellogest
• Assofacile
• Assimplo
• TeamSystem association
• Asso 360
• Associazione in CLoud
• Bitrix24

Come può un gestionale cloud aiutare le organizzazioni non profit?

I gestionali cloud di tipo SaaS scaricano le organizzazioni no profit di tutte le problematiche collegate ad avere in casa la propria soluzione software, come ad esempio l’aggiornamento, la manutenzione, la messa in sicurezza e l’hosting. I SaaS si definiscono Software come Servizio perché il venditore del software si occupa di fornire quei “servizi” alle organizzazioni non profit.

E non solo.

Un gestionale cloud non è sempre adatto a tutti i tipi di organizzazioni non profit. Molte non profit non si fidano a consegnare a terzi la gestione dei loro dati. E questo è doppiamente vero se sono organizzazioni che gestiscono dati sensibili. Allo stesso tempo, mantenere alti livelli di sicurezza attraverso tutti i propri software e servizi richiede molto lavoro.

Le aziende che forniscono software come servizi si occupano infatti prevalentemente di mantenere e gestire l’infrastruttura in modo da mantenere sempre i più alti standard di sicurezza e rispetto delle ultime normative privacy.

Lo sapevi che a Revas le applicazioni sono progettate assieme al DPO in modo tale da rispettare i più aggiornati criteri privacy?

Un software gestionale cloud per non profit aiuta anche ad abbattere i numerosi costi nascosti di avere soluzioni in casa o pagare una tantum (come i costi di installazione, assistenza tecnica e formazione) e velocizzare le attività in associazione.

Grazie all’emergere di software gestionali cloud per non profit, alle associazioni e agli altri enti viene lasciato il tempo di concentrarsi nei servizi che vengono offerti e nella crescita dell’organizzazione stessa.